PRIVACYVERKLARING

Hoe gaan wij met jouw privacy om?

Welcome to the Office is een handelsnaam van InTacct. Via onze website bieden wij verschillende diensten aan. Het kan zijn dat wij in dit proces privacygevoelige informatie verwerken: persoonsgegevens. In sommige gevallen werken wij bij de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere organisaties of bedrijven.

Wij verwerken en beveiligen jouw persoonsgegevens zorgvuldig. Wij houden ons altijd aan de eisen van de privacywetgeving.

Dit betekent bijvoorbeeld dat wij:

Duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij op het moment dat wij jouw persoonsgegevens opvragen en via deze privacyverklaring;
In gevallen waarin jouw toestemming is vereist je eerst om uitdrukkelijke toestemming vragen om jouw persoonsgegevens te verwerken;
Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Wanneer wij meer opvragen dan noodzakelijk is, doen wij dat alleen met jouw expliciete toestemming. We leggen je in dat geval helder uit waarom we deze aanvullende gegevens opvragen;
Jouw gegevens niet doorgeven aan derden, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
Wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met desbetreffende derden onder andere om ervoor te zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruik van onze diensten en websites laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd al jouw gegevens. Wat we wel verwerken hangt af van welke diensten en functionaliteiten jij kiest te gebruiken. Zo verwerken wij bijvoorbeeld gegevens over je bankrekening pas wanneer jij een dienst of product bij ons afneemt.

Persoonsgegevens

Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je gebruikt, kunnen wij je volgende persoonsgegevens verwerken:

E-mailadres
Functie
Geslacht
IBAN
Informatie die je zelf invult in een open veld, zoals een bericht in ons contactformulier
Leeftijd
NAW-gegevens
Telefoonnummer
Vragen die jij aan ons stelt en/of meldingen die jij aan ons doorgeeft

Doeleinden

Wij verwerken je persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden (afhankelijk van welke diensten of producten jij afneemt):

Om jou de mogelijkheid te bieden diensten of producten te bestellen via onze website en gebruik te maken van al onze functionaliteiten en diensten.
Om jouw bestelling (administratief) te verwerken en je te informeren over het verloop daarvan.
Om een betere dienstverlening te kunnen leveren.
Om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven.
Om je, indien nodig, te kunnen bereiken.
Om onze website en dienstverlening te verbeteren.

Verstrekking aan derden

Wij geven de door jou verstrekte gegevens door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor de levering van de door jou bestelde producten of aangevraagde diensten.

Wanneer wij jouw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er onder andere (met een overeenkomst) voor dat je gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraude-onderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval zijn wij wettelijk verplicht jouw gegevens af te geven.

Cookies en Google Analytics

Wij houden geen IP-adressen bij van bezoekers van onze website. Tenzij je technisch ongeoorloofde handelingen uitvoert en het ip-adres door de firewall wordt buitengesloten.

Welcome to te Office houdt alleen geanonimiseerde tracking van bezoekers bij in Google Analytics. Om dit te waarborgen is de verwerkersovereenkomst met Google ook als zodanig afgesloten. Google heeft zich wel het recht voorbehouden om de trackinggegevens buiten het gebied op te slaan waar de GDPR van toepassing is.

Beveiligen en bewaren

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat jouw gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement. Jouw persoonsgegevens kunnen alleen door het personeel van Welcome to the Office worden ingezien, tenzij in dit Reglement anders is bepaald. Wij beveiligen al jouw persoonsgegevens tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat uit een inlogsysteem met een persoonlijk wachtwoord voor al onze medewerkers, de geheimhoudingsplicht die de medewerkers hebben ten aanzien van alle aan Welcome to the Office verstrekte persoonsgegevens, de technische maatregelen die wij hebben genomen om onze systemen te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf (overeenkomstig de wet).

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor een goede administratie. Wij hanteren een bewaartermijn van twee jaar na de laatste afname van een product of dienst, waarna de gegevens vernietigd worden. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal Welcome to the Office zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring altijd wijzigen. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Inzage, correctie, wijzigen en verwijderen van jouw gegevens

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via ons contactformulier op www.welcometotheoffice.nl/contact.

Identificatie

Om misbruik te voorkomen vragen wij je om je bij een schriftelijk verzoek te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie jouw BSN én jouw pasfoto af te schermen.

Wanneer je een verzoek tot inzage, correctie, wijzigen en/of verwijderen bij ons indient, zorgen wij ervoor dat jouw verzoek binnen 4 weken is afgehandeld. Lukt het ons niet om het binnen deze periode af te handelen, zullen we je daarvan op de hoogte brengen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 17 december 2018.